会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
' e% \6 K3 M$ }& v' v; `+ k( _9 g8 |动(events) o
" \3 V5 U6 G  j  [. Z( z% z    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
1.会议
会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
) H$ \% b* c4 l: k- B* v. }: l3 Y一起的活动。
会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
" y# Q% d/ f% @( V, X  N( e几个人到上万人，
/ f& y. a: h+ z+ j1 I+ Y. N而持续时间长短也是因“需”而异的
模大小和与会者的身份不同，
+ C4 S" u6 w7 m& b" R; M会议可以简单地分为国际会议、
$ y; n6 o% i& f! y! r7 c: k和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
表占2。%以上的会议。
    会议的具体形式有大会、年会、例会、
3 }" S; _# Z: r5 ^$ B等等。
专门会议
& E" q% G3 K% u3 w# \(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
8 H) ?' z3 \) f的正式全体会议。参加者以其成员为主，
2 w+ m  R6 T+ G; {3 O策、内部选择、同意预算、财务计划等。
及地点定期举行，也有一定的会议程序。
" D( ]& z5 x& g* P' m5 H4 R其目的在于决定立法方
所以，大会通常在固定的时间
    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
+ y. D3 r. E- @4 U) g指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
9 u8 f; g- y8 W; r$ _! b或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
/ q- n( n0 g) K  e# M, R期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
3 U# ]% N4 W1 E; g  j* z0 l介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
; y0 A( [8 d/ m9 J% m* R+ p" y. P全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
9 K) F$ ^' j: Q, r    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
/ N8 O) V( s$ Y4 g许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
: F7 q" j% q! v9 D般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
' f9 i/ }: G1 b* v词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
( L' n- C* U/ _) q; }/ b可以只开大会。
    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
/ X* m$ |7 T6 Z3 c会议使用。在性质上
( Y. ^6 h  m3 _0 F; G，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
$ X9 i( ~  R$ i* R, W$ [' ]( [$ I. n(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
1 @. Y* D3 }5 c的大小不定。
+ e& J( A% f& [  G2 |: {. |6 |8 U    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
7 I: G- o% @' ~1 l" c6 H' L组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
; Z& X9 y6 `$ [- _问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
# r' I+ O+ h: `1 H自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
由会议主席下结论。
    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
3 W: y5 |+ V3 O* \7 M4 l会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
' n" d. `9 ^8 G$ Y0 r1 p会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
的交流。
    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
! i2 M4 R1 c! T+ _3 E, H  }共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
; i% O* }6 G- H' T# |: ~+ r, X进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
1 C. e/ v" a+ L9 {- M* j* x# }' G" j* ]点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
0 A; G9 V' p1 a5 X: f不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
于相对小型的团体。
(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
( i& G8 @& N* f" [的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
, o) a) R$ ?  M+ A+ y* `0 ?通常被用来进行技能培训和训练。
; {% D/ q# k& Y( k- K2 I    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
( E. w# w) s+ l& u, B课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
- ]5 Y! ~3 s0 k召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
要么纯粹为“寻找清净”。
& C6 B9 B7 S3 t2 A2 I    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
2.展览会
2 v- j: @, j" T! z' e, b. h2 Q    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
; [3 {: e8 g7 Y业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
" z! e2 A. o+ T7 E本做最大的生意。
) k3 q& c. x; i9 w3 r    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
5 G6 j: V& p/ L* @, t2 E5 k1 h7 z% q开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
% l% Z0 K, G) F& ^: O，分为如下各类:
(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
' k: V$ A2 |3 u' J  n6 Y: ^费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
. }7 R$ I4 F+ d4 @2 l9 Y; ]大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
) {+ m  d; D: [1 {5 Y一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
: D- g* I( G0 A: ^0 l* Z* }) U. D2 Y  d展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
以介绍新产品、新技术等。
    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
3 g7 y. P- a5 x5 S    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
, O0 s; r! m! Y  t6 O# Q7 d! p业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
0 Q  s; x/ K0 U, f* G在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
( I0 a4 N3 E# P# I- w7 v须出示该行业的职业身份证明。卜
    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
8 |/ |# x$ p& @- L/ b& S: n7 \: a长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
* k+ w3 Q% `% x- K3 H律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
$ l9 w, y1 U! ^- V+ j一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
6 \* R! ?) v& A6 T) v等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
& F) ?& g7 @, A* v& k重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
划和科学的管理。
8 S# B( ]9 C  x( u" b' J/ h    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
  O# k9 H7 L7 G7 N2 w# [直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
' Q* D% v3 ?! l  F' v4 b直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
' ~& z+ }+ U0 q向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
8 I0 s$ N$ M# f( A& Q种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
9 b, d, H1 O* R* d始，周末结束)。
% J8 B; a* c% X6 l    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
3 Q; S; b8 ?$ z(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
陈列的
钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
, R% F5 H9 d2 q- U而杂货展览包含的
# t3 }3 S3 ]* V食品加工器具、针织品，
化妆品等。
    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
5 w7 w: n' Y% \品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
# d" b  x) ~% c5 n( I- {( h样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
展览。
    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
! W( p' w: Z7 G3 R, W6 p别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
: J$ r. D' T1 t" f! @& O2 }品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
' x6 H7 r$ o3 |* c: z    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
% T9 ^$ v7 j& Y  U& d: G子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
向的杂货展览来说，也许只展览水果。
) Y+ Y" A* c+ x) C1 d    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
' Y: K  I+ Z: P规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
0 Z+ `5 R  n& z% r5 R0 \到困惑。
    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
1 m4 D2 [$ m, `; q0 N7 ^    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
  m" {" A# V2 u2 K, b& i7 E公司的独家展。
  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
! p2 `$ }; u* q) ?规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
6 {* V+ \5 P; M. B8 g' d6 n内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
) l/ [' W# j. ]5 c. |; \6 Z# g0 R商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
& t1 A, f) Q. k+ X+ P: G是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
活动。
1 f$ Y1 @1 C1 u/ M    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
- ?/ ^0 \% |8 v+ H. m( }* [:20%以上
  I2 \5 b. S/ [企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
- ^* |; P/ o- O$ v    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
$ i/ r# Y- z3 N6 r# }    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
2 e% d6 ~  Z( z7 \$ N  _益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
" x& q% @& l9 n世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
% ?5 h* m* z3 H# m能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
  u6 P  L0 n. T1 n" W; C( q是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
, e, f8 [+ n# R! O. O2 Q接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
4 X( f( `! N  n0 l4 ]. ?会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
: N& n7 ]; J- N4 `制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
8 c$ |) c9 M1 n0 e. P览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
- N! P# m) l* L! g) Y: B览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
9 J8 n# P1 v6 {& ]# M设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
展览公司的历史、发展前景、
4 f+ @/ Y; Z) E( H& E重大成就等内容。常设展厅能起到市
6 R9 _/ G) `% \# Y- y* b( i: i, ]6 X销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
! }& z0 i* }6 o    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
9 h" s: J/ y8 l# ?# L! u) G% V    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
" R% L' R' P; Y! B' j2 g" h超大重的展品。
    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
) f- c' u. B) `5 O  G0 B* C而室外场馆多用于展
- T  Y. j1 m1 B/ N& q' O拖车或组合房屋
  d( A5 R6 E6 w( ?  a馆，在不同地点、
较长，几个星期、
$ v2 w' a, P4 N3 z3 c" ^: ]1 Z或几个公司参展，
不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
# G! e. u" N4 [* e3.节事活动
    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
2 F. u2 p( ]0 q6 Z类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
4 R, x5 w3 A8 @& v2 j不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
* I" V; T4 ?# Z. o# }( h游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
- r1 l/ E2 x& y0 b7 H    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
8 \0 R" d# e  \7 a0 \% |0 z    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
9 D- T  e( _$ j2 C" h$ L    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
    (S)讲话简短、精彩;
    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。