会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
4 I* X! |6 n/ U* ?! \3 r- l( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
1.会议
  M$ p6 C4 I- t$ P+ {' H/ V会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
2 `& T7 x" G* K2 Q( q  `, I1 B一起的活动。
会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
几个人到上万人，
而持续时间长短也是因“需”而异的
模大小和与会者的身份不同，
* g! m& C1 [) q8 w: r会议可以简单地分为国际会议、
& ~: I; \- ?& S和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
表占2。%以上的会议。
. E. \0 T7 [3 F    会议的具体形式有大会、年会、例会、
* c! v2 v9 ?% C5 j6 c- \' i等等。
专门会议
/ |3 e) p6 e+ }7 [9 u(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
/ ]( j* Z" \* e- o' n的正式全体会议。参加者以其成员为主，
, ?' v9 B* i3 `. w) v3 s0 f策、内部选择、同意预算、财务计划等。
% H; B( c/ z$ ?2 j: o. a  `# u1 Q及地点定期举行，也有一定的会议程序。
# `# y/ k2 d3 `6 d# s9 R8 Y4 Q其目的在于决定立法方
% z* H* W. C/ R所以，大会通常在固定的时间
- v! c3 |8 n4 S% e1 A; j    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
0 c2 q7 }" y# I+ `5 d和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
6 K& _( G: _; v, {6 b- D) a& |    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
, i) F% j: I) Y词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
/ V" [8 J8 g+ t4 o5 M: L7 C可以只开大会。
    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
会议使用。在性质上
: M, K4 @& D# k6 L  A4 u( e) W，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
5 Y, q9 M* ^0 [1 q2 X. f(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
0 `4 O; B5 v, ]! v! o# Z活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
, |; Q5 @# _8 Q3 v5 e) `的大小不定。
* `7 M, u7 R5 G  V7 ]  [% c0 ]    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
3 s! ~5 d% c- A( K& D8 L6 y6 L自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
" Q) h6 B! m* p* z0 C由会议主席下结论。
# i' m0 I- Q# |" V" g# m- m( {    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
# q- k0 u$ F8 G! P, I域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
5 |$ S- F' S# N. b+ m就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
, Q( K6 Y+ r( q1 S, ^; j4 K较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
4 d2 m, T, x7 D* X: B会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
的交流。
    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
' v9 f/ T* K4 T/ a. {% e共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
% ?; y8 u, F2 N5 x4 Y" J于相对小型的团体。
4 g* n& h8 L2 |: y1 [/ k" @(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
/ e1 s; ?& _" p! _! g& F的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
通常被用来进行技能培训和训练。
    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
% u  o" c! W$ [" D课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
: |2 z6 ?: s  J9 w7 u召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
, g( z5 v  R7 C& r要么纯粹为“寻找清净”。
    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
2.展览会
* @' v: v6 O: V. X/ g0 F# \. O3 g    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
5 ]/ n6 I6 f* E) j举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
: x1 W, T# S9 `! T) R/ T本做最大的生意。
' S6 K1 s! w: b! b0 ~) \+ a6 d    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
，分为如下各类:
(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
0 N* X$ h8 O0 Z, O* Q% [1 b内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
* [2 Z7 S6 Y! E交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
2 c$ r. R9 @7 E* s! P: j8 M. i费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
. {0 B& o/ m; F5 M& s' U地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
; S/ N& R4 f- h5 b' X: q1 ]) p. U一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
% W4 W$ q# o) r$ k: g( Z在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
5 G: X. I4 j* J. H! c) q3 O  s展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
以介绍新产品、新技术等。
1 |% B: w3 k: c9 _8 `    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
6 y9 q  G0 a- @3 D. {    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
$ p9 u+ E3 h+ {7 h: y3 {2 W业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
须出示该行业的职业身份证明。卜
  u& a. @9 \1 q: d* y% U3 ?; |    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
- }$ ~* P6 y5 s+ {0 y长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
' E' ?7 }" ~: ^4 v9 B0 c! g# h律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
! f9 h* O- f1 l* ~# L. [- T6 z$ ?请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
3 U& x' K( N) w5 _4 y一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
1 t; ~) |$ h( T' y4 ?( E员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
4 f! I+ o5 v% \' E& c8 X1 i" K等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
$ ]! S8 W2 T8 l重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
6 y' Z/ P" c% u, z响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
划和科学的管理。
    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
( T$ z+ h. x% W9 s% |/ a直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
) g' w0 P' C! C始，周末结束)。
- {9 q& X' i4 N, {    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
8 w( L% d( H8 r! ?  }1 |(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
陈列的
! M3 U. r7 Y" d5 j. @4 R) R8 H钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
, x( L" U* L5 m8 b4 o# ?广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
而杂货展览包含的
食品加工器具、针织品，
6 s8 ~8 {8 c# p1 }5 F( B化妆品等。
    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
7 N  C" R; h5 N( C' d9 P* q4 S  F样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
8 i7 ?5 D; y0 v- s; i展览。
3 L, H0 y& q- u# c$ c) `    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
; [1 v/ H& f7 ?& T别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
( M, ~4 A3 i9 ^" ~3 m5 ~4 p疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
7 y* l8 I3 q" ]8 T; T9 G8 G2 G7 ]# R品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
向的杂货展览来说，也许只展览水果。
* ~3 O% X. x2 ^0 k- A- `    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
# w( c* Y3 a" }- `& C; l' _/ J到困惑。
    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
公司的独家展。
0 D4 h, i1 m- z- y6 P7 U) W  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
7 t8 K; ]( m$ b# P规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
( }- c( j% p" f0 S; o- S1 D国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
. R  x! f  I$ I% @  l% Z规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
( c; P% D; S9 z! \' t内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
8 l% W- k5 d( X" r) T1 q商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
) c. \& w) j8 e) d% v% Q8 d1 e国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
% V4 e6 o# d" N0 ~" r0 d5 g6 X是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
活动。
6 V8 q/ `; F  m% U+ R$ m& f    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
2 r  k4 p7 ?# J" W" A:20%以上
企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
& {0 V# G' `- s7 F, T, f展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
, V8 Q) S* @5 p+ i1 }& t0 w际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
( `2 a7 I3 I$ ?6 F+ d0 u* f. r    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
9 {, ]% M: q3 n! W, z. R和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
; @: }/ u$ y+ v* {/ m济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
$ m# f  \0 e! j$ M国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
  ^" w) @0 p" r' h世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
0 K0 r; x& X8 i6 |7 }# O, ?    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
* g8 O. p3 B( l5 o! }. b能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
* ~/ n, @4 o6 m接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
6 U! H* p0 e4 b    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
  l/ G9 j, S* X* t: S会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
& Q% p* r+ a1 w% I! N) {2 p3 b展览公司的历史、发展前景、
. m- S1 H4 e; [( u重大成就等内容。常设展厅能起到市
/ |9 C9 w' }( ]( q$ f* N销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
$ `: m/ m8 `# z; f! V不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
5 ]. p. w$ Z1 M    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
超大重的展品。
    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
  {) g, {) D, a* t* e    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
$ I; E! o: S% w8 n! E而室外场馆多用于展
/ f, I, P2 s% I! v拖车或组合房屋
馆，在不同地点、
7 [. z5 l- F" p1 y较长，几个星期、
* z7 I+ t* P( }% }' ~或几个公司参展，
不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
3.节事活动
    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
  _- W5 h, c; w. a; Z7 c8 ?游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
* G7 P' |1 `1 m0 q" ?# r种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
3 l( V9 O2 k" |    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
: V1 `$ M+ @5 E    (S)讲话简短、精彩;
    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。