展示设计知识--商业展览的操作流程

（三）寻求展览合作单位--建立营销网络： 1.寻求的目的--这是展览会招展组团成功的重要环节，寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理，其目的一，能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；其目的二，善用资源，优势互补，加快资源整合；其目的三，最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；其目的四，最大限度地降低招展成本。
+ r8 q& e' s* g& v8 I! h2.寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。
合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有是海外的代理机构（国际展）的建立。
- f1 `( a- u; U+ i: o/ S: Q3.合作单位条件的要求：
(1)能切实有效地开展组团工作;
(2)在该行业有较高的信誉和威望;
(3)有一定的组团招展经济实力;
. E: u- K' z2 t+ q) J$ _, k' S; b(4)能指派专职人员负责该项工作;
(5)有丰富的招展组团工作经验.
  \8 e  @* G! h+ U. r* r2、实施阶段。
7 s3 u1 x; J' r3 D1 C（一）广告攻势；
1 u2 v% o9 K/ e5 {2 @宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。
9 P, L, U: o3 [) {$ V5 v3 B3 k媒体广告（包括：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；大众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等）--主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。
户外广告--则是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。
# \$ p( _2 r' u; X/ O) |广告宣传就象一场战争中的战略武器：飞机、导弹、核弹、航母等，有\"打击面广、威慑力大、杀伤力强\"等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。
) G2 A) n7 n* G1 [7 i3 ~# z（二）招展和组团工作；
如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。招展和组团的方式主要是依靠联络手段--一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：
2 T" @* [+ U" I0 d6 s4 g6 P$ H1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络；
% t  ^, \! U) q% {  S2.组织实施的具体工作项目；
（１） 认真做好项目预算。
1 r: N0 n. u2 a3 X# w2 V（２） 收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。
（３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。
（４） 主办单位打印文件下发。
（５） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。
（６） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。
0 C- z% p4 k9 U8 p（７） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。
. T4 j; V1 `) Y（８） 印刷宣传资料一般有：
a.招展邀请函、征询函、调查表等
% \4 Z' Y4 J9 A" @b.展商须知（或参展手册）
c.招商邀请函
. ]* i1 J6 \) Q/ Ld.门票
8 e' {: e( \, [3 me.会刊
. W+ _  d  y. Rf.纸袋
g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。
; [1 T- m0 v6 @5 W（９） 对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。
" |" x0 a3 L- i4 m) D（１０） 上门拜访一些主要的牵头参展企业。
+ k8 P& h& t  a+ O7 R（１１） 联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。
（１２） 展位的销售安排及布置。
（１３） 收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票。
. t& {* j4 @, L7 I* m0 N8 u（１４） 与展览会有关的各项广告征集工作。
（１５） 展览工程业务和展具租赁的预定工作。
（１６） 展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。
; Q: `/ P+ \. t5 _* c（１７） 展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。
. n0 s- i1 x! J7 }7 t（１８） 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。
（１９） 展览会有关数据、信息的统计和收集。
; a, Q% N1 A+ B% x  {7 K( r（２０） 着眼于第二届的预告宣传工作。
$ s3 X: l  O6 U4 k, s$ ~4 X/ h3.组织实施过程的阶段划分：
, ?6 Y# ~/ H! t从展商的角度划分：
（１）初步认识展览会阶段。
2 D$ d* u" |' L( N7 Q8 t" C5 W（２）进一步了解展览会阶段。
（３）被展览会吸引阶段。
( r; U0 o7 X0 i* D; N（４）拍板决定参展阶段。
) M. S8 V* d( q8 b' N* o（５）展览实施阶段。
( u# }  {! b0 s3 o从主办单位工作划分：
（１）信息发布阶段：
3 B4 w9 O* R# W4 u% I6 ga.发送调查表；
6 @( Z& p# h$ T" cb.发送征询表；
2 ]8 u4 p: E1 X" A5 B/ `c.发送邀请函。
" R0 E8 M5 `% R. G3 d$ A& ^（２）营造气氛阶段：
* z7 D( a+ ~5 y' z& T; A+ Da.媒体广告、文章宣传；
b.新闻发布会、酒会及研讨会；
( R  e5 e/ f) w1 W, Oc.主办单位文件下发对口企业；
d.电话、传真、网络广泛宣传；
e.第二次发邀请函；
f. 合作单位发邀请函。
（３）与展商直接联系阶段：
a.电话、传真、电子邮件；
  ?. C& y" T- g' [1 C; Hb.拜访重点客户；
' r( R- E! L+ a7 l0 O5 U. E  I1 xc.合作单位同时开始招展工作。
（４）与展商洽谈阶段：
0 ?; J5 n. m7 Q- @a.电话；
; C. L+ Q8 U$ vb.约见；
# ]) \/ \( P- z. D: Y( |( u6 c6 Vc.拜访；
7 v& }5 |  B) y  Zd.传真；
3 J' L. d2 z% }# J: E, |e.发送筹备进度报告；
7 Z  C, x; s: g. _! w: q5 Wf.发送门票。
7 l6 C3 N, ~' z9 {1 M; Y0 n6 }; V6 p（５）展览服务阶段：
a.广告征集；
: N& C( K5 Y, @5 Cb.工程预定展具工作；
c.招商广告安排；
d.招商邀请函；
e.招商门票发放；
f.现场营造气氛；
g.发送各种类型的调查表；
; p: D7 i8 s3 M% \; y$ wh.着眼于第二届的宣传；
" N8 C8 r4 x" P  N+ Si.现场的专业服务。
3、展后阶段。