展示设计知识--商业展览的操作流程

（三）寻求展览合作单位--建立营销网络： 1.寻求的目的--这是展览会招展组团成功的重要环节，寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理，其目的一，能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；其目的二，善用资源，优势互补，加快资源整合；其目的三，最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；其目的四，最大限度地降低招展成本。
2.寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。
# j/ t7 F7 e3 ^  Y合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有是海外的代理机构（国际展）的建立。
3.合作单位条件的要求：
(1)能切实有效地开展组团工作;
(2)在该行业有较高的信誉和威望;
8 b) J. _/ q8 `: e(3)有一定的组团招展经济实力;
(4)能指派专职人员负责该项工作;
(5)有丰富的招展组团工作经验.
2、实施阶段。
) O1 A5 b7 f2 p5 p（一）广告攻势；
宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。
媒体广告（包括：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；大众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等）--主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。
户外广告--则是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。
4 [& g  m& d5 c1 J9 f0 }. F& {广告宣传就象一场战争中的战略武器：飞机、导弹、核弹、航母等，有\"打击面广、威慑力大、杀伤力强\"等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。
$ V) h, c: r& b+ a- J6 v% L（二）招展和组团工作；
如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。招展和组团的方式主要是依靠联络手段--一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：
2 Q; a4 X' @4 `* P1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络；
5 j! D2 _* U) \8 H, Z2.组织实施的具体工作项目；
（１） 认真做好项目预算。
2 g5 q3 ^$ [! X/ Y$ ~（２） 收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。
% C& n+ l' b5 f) S9 R; C（３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。
（４） 主办单位打印文件下发。
7 k/ W4 j. D) h$ f9 P* @（５） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。
) p& E3 M& L" {( D（６） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。
（７） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。
（８） 印刷宣传资料一般有：
a.招展邀请函、征询函、调查表等
* e% R) ~+ M- a# K7 o( s) w' ub.展商须知（或参展手册）
5 N" C, n) Q3 m6 a- mc.招商邀请函
! y& M1 B; [9 i, zd.门票
6 C/ j/ ~; F9 E  }) Ye.会刊
f.纸袋
4 Z5 x: B% R  x) s; Lg.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。
) w) p8 W4 T8 N* p' H$ |- W5 J7 r（９） 对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。
（１０） 上门拜访一些主要的牵头参展企业。
. X1 a" Y; p# E* ~8 J  X（１１） 联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。
/ s+ t/ j# b+ J& @3 Z( ]( V) R6 z（１２） 展位的销售安排及布置。
（１３） 收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票。
（１４） 与展览会有关的各项广告征集工作。
（１５） 展览工程业务和展具租赁的预定工作。
（１６） 展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。
( ~# Y% L# K2 i（１７） 展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。
（１８） 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。
8 |, f1 P& b1 f（１９） 展览会有关数据、信息的统计和收集。
. j  J) A/ L1 b5 j1 ?（２０） 着眼于第二届的预告宣传工作。
$ k/ Z1 `& o: g+ W0 @3.组织实施过程的阶段划分：
从展商的角度划分：
（１）初步认识展览会阶段。
（２）进一步了解展览会阶段。
1 C# U& F6 u* w# q9 r% E（３）被展览会吸引阶段。
（４）拍板决定参展阶段。
（５）展览实施阶段。
从主办单位工作划分：
（１）信息发布阶段：
- w0 a. d4 Y5 x7 z: h7 R+ s) Ma.发送调查表；
b.发送征询表；
c.发送邀请函。
（２）营造气氛阶段：
a.媒体广告、文章宣传；
b.新闻发布会、酒会及研讨会；
; W- w' Q5 G- Fc.主办单位文件下发对口企业；
d.电话、传真、网络广泛宣传；
e.第二次发邀请函；
f. 合作单位发邀请函。
, ?5 U+ j! A& L! e* l8 B（３）与展商直接联系阶段：
a.电话、传真、电子邮件；
b.拜访重点客户；
/ f# H8 I6 P2 r  }2 Y# Gc.合作单位同时开始招展工作。
) H8 u) S# M  Q: ?/ E+ V（４）与展商洽谈阶段：
! h2 E  ], x, @/ c! la.电话；
9 D& m6 a9 k0 R  y+ P% tb.约见；
0 I) d; t0 K  @c.拜访；
, e( ~- H' R3 k0 H& U: J- Gd.传真；
* ]+ N+ V( r6 ne.发送筹备进度报告；
: j# M& j; @: S5 {- A* Af.发送门票。
（５）展览服务阶段：
a.广告征集；
2 M' z* F8 |$ w3 cb.工程预定展具工作；
$ L0 B$ ]" ]# K( uc.招商广告安排；
0 I$ _" V2 v3 Ld.招商邀请函；
e.招商门票发放；
& u8 o/ K2 P9 l. F$ E& h6 ff.现场营造气氛；
2 r3 s7 X: J" k+ S2 h* ]) ig.发送各种类型的调查表；
h.着眼于第二届的宣传；
i.现场的专业服务。
" e' f; M$ p8 \. ]$ h" A& X3、展后阶段。