会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
8 p8 Z1 R) F- N! k    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
# W* p" j1 G% K1.会议
会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
& V1 u. ]- G* l( W0 ?一起的活动。
4 c: x, k% y# V6 k. m0 c6 p会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
" C+ f7 E8 G" h" v4 z几个人到上万人，
2 \) }3 h- R+ y  _" u而持续时间长短也是因“需”而异的
' |+ e* c) A6 k3 ^2 h& Q模大小和与会者的身份不同，
会议可以简单地分为国际会议、
/ V8 `# a* s8 F$ A和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
/ K2 [9 P5 p3 x2 W0 M9 J7 ]表占2。%以上的会议。
    会议的具体形式有大会、年会、例会、
9 [; \% f  [0 q4 [等等。
专门会议
(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
的正式全体会议。参加者以其成员为主，
6 d, K, x7 a& p- p8 c策、内部选择、同意预算、财务计划等。
及地点定期举行，也有一定的会议程序。
" n8 f' a$ S* K" P; M其目的在于决定立法方
/ _( q( J; M# f. p8 @& ?5 {* i- G所以，大会通常在固定的时间
    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
% K( [3 {8 b6 e2 S9 k指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
" t0 x7 X( _# f  x' I和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
& ^, h" d/ e" p3 r0 L3 Q  i期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
, N+ J; R4 E  ?1 u8 f0 C介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
' K$ }! i; w! O3 V" d; A全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
6 d( V- d  K- V) ]    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
8 J$ J2 X2 k0 J许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
' B6 J  z( ]* w5 P% @词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
1 U6 G1 k1 ~- E6 Q* a门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
7 B9 E0 `9 _9 m1 ?- h可以只开大会。
    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
/ B. |" }/ S$ y7 O' d5 y2 n# J! J会议使用。在性质上
，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
. b, W' z2 W+ W( l! p. T活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
; M' L- C# q; N7 m$ E9 W1 x的大小不定。
& G) w' r% y) u5 m2 D/ n    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
" f  x$ ]5 \# c7 s/ Z! d/ e一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
5 q0 {) O/ b+ b9 x2 t0 B5 s: J0 b自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
由会议主席下结论。
3 N7 ^& t( Z$ _# t' F    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
, t% ~1 i% R) [5 N2 I2 x( B/ O. P域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
: b/ B( E& i; C2 F2 w8 j会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
的交流。
    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
4 a$ _$ D# C0 [2 ^: r共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
, f7 u8 z$ j4 \( q进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
# S2 _; x" S5 L2 l+ g" }, T点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
于相对小型的团体。
(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
$ r% H2 g+ r: i. X4 u# i! K4 k! g项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
# e, a# @$ ], d9 [: v9 [6 a" v6 l通常被用来进行技能培训和训练。
7 [' y# Y' D3 k: x    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
. L7 ~/ B% b* [3 p    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
6 K0 j5 e2 a! d" D要么纯粹为“寻找清净”。
    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
( o9 s1 _! H  L/ R" @员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
2.展览会
    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
3 g4 G6 W) V2 O1 v: G( ^举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
0 {. A5 X. M1 B5 M: A3 \览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
# {! n( Z0 j6 }/ L4 l业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
/ ]5 F. W+ ~) w- @3 y; [本做最大的生意。
    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
, s5 a4 y+ [1 ~: }! v，分为如下各类:
9 P' T; g+ H# Q( G(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
; N1 j( c. p  |, g5 S3 Z内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
) \8 ^* I, z, c+ O, J交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
  \% y+ Y+ f- r& M/ m地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
, V8 _2 y7 ?) J/ K5 ^8 N1 U大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
& K/ d6 ^. b6 }! Q一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
1 V2 a; w  q3 L4 }. L在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
以介绍新产品、新技术等。
/ ]4 @* V: m( |# s0 c$ u    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
' ]: \5 `; X& d5 `' u/ c    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
2 E5 Y" F+ \8 G' v+ i5 d业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
( ]% A! P5 ?6 k1 f7 l在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
须出示该行业的职业身份证明。卜
    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
+ Q: |0 l/ V6 x7 k- _请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
8 p) F) u! p& y5 s( A6 _一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
! L$ ]3 O7 p$ S. D等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
/ `2 o% U8 \. g3 h重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
* n) {; ?+ b$ J0 i8 x* C8 W5 A  i4 e响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
划和科学的管理。
2 L4 s2 k' H0 t0 m5 D& T6 W    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
1 b! J9 E5 X$ @$ a! u/ @: Y7 J7 z直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
" Q8 y) o1 m) M向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
始，周末结束)。
    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
' g1 y! Y  _& V7 ]0 D: x型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
7 m8 V8 h; r9 T+ `' Y, Y: o& f(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
# E+ z- m( l" O陈列的
钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
& s. _, ?$ `& }( F% @! a+ i5 M广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
( t! \; o( G, V3 y" h2 M而杂货展览包含的
3 S6 w6 M, A& {# u( Z6 b0 O食品加工器具、针织品，
" r0 s# ]! P4 t0 C9 s( m3 F  s2 N化妆品等。
2 l- p* \. S9 [5 f5 ]/ P: Q' e    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
' }6 D& v8 }1 d3 s. K* j) J品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
& H: m2 z' v2 W% f: p, A" k样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
3 q, a$ A0 t% `" }( a+ k: P( e展览。
    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
- n7 N$ l; b. w5 ]别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
6 n. c+ f7 j* o. |$ r疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
: U0 }, x+ a1 z+ Z( z7 P) L品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
- U3 H: g3 a, g' I9 _- F8 m7 G子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
向的杂货展览来说，也许只展览水果。
/ o" E1 I$ R: }! J3 o2 {    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
- Y# |  _) B# Z5 z规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
到困惑。
) Z+ Z! f$ \* ^    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
; _  C/ R3 V, d; O6 k$ @    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
公司的独家展。
  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
, D/ c- f* M' S3 a- t. l3 A; N国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
, x+ e3 N0 y: D9 _: J0 O& D/ c; W商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
, d0 s0 C/ g" S动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
" o. v; H9 J2 T) V1 A的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
7 [$ V: ~6 U) |) ~6 [是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
活动。
    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
:20%以上
企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
9 p* `# F1 I$ N5 t" z/ c- @4 x3 e    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
0 [2 Y0 U4 ^3 X; x和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
7 t" r5 ~, {* t0 |2 h济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
) x+ ^' m1 e1 M1 G" H( [. V8 b! e益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
8 y6 k0 U& P+ `% v" k! e世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
  j7 w; `9 h6 T/ `2 R9 r5 u能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
. [; {; Y( |# U  l3 |/ B# R- @- H" E会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
8 P/ I* _0 ~; l: b" k7 M充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
展览公司的历史、发展前景、
重大成就等内容。常设展厅能起到市
销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
  K& B/ T2 m  p' n    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
. N4 k; H; E: Y不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
: K  W- O" ^8 X2 X2 f    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
' z/ m4 r) |1 }/ K$ o: I场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
! i; C. y. o; l) Y$ T超大重的展品。
    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
$ E% x% [% A, N# ~9 U; N6 O4 E而室外场馆多用于展
拖车或组合房屋
馆，在不同地点、
# e9 O* o' f4 G  \$ i& b较长，几个星期、
* C0 T* l9 `9 Q5 T; o6 p或几个公司参展，
不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
. `4 N+ L. p) b+ p# p/ b( E展品、展具轻便，内容比较单纯。
. m4 p6 f; [) X/ {& N$ s3.节事活动
$ z% S! V: t' v2 u. k8 Z    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
) A( ?) r6 g* ^" ^; L7 {种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
7 E. U  x* h% I    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
1 @+ ~: A! x# U+ a3 u4 h5 g    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
+ s# ~( I7 C* \. f    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
    (S)讲话简短、精彩;
    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。
- ?1 P' i3 ~; M) k