展示设计知识--商业展览的操作流程

（三）寻求展览合作单位--建立营销网络： 1.寻求的目的--这是展览会招展组团成功的重要环节，寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理，其目的一，能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；其目的二，善用资源，优势互补，加快资源整合；其目的三，最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；其目的四，最大限度地降低招展成本。
3 i6 V& I- ?5 v9 G2.寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。
合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有是海外的代理机构（国际展）的建立。
& n/ ]' f2 p0 H  i/ {" y3.合作单位条件的要求：
(1)能切实有效地开展组团工作;
' I, o$ d6 @- b* |% u" h) M) Y(2)在该行业有较高的信誉和威望;
(3)有一定的组团招展经济实力;
) n) D( t( v3 j# V3 ^(4)能指派专职人员负责该项工作;
(5)有丰富的招展组团工作经验.
2、实施阶段。
（一）广告攻势；
宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。
媒体广告（包括：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；大众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等）--主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。
* {) j; z# ~: o# V# y户外广告--则是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。
广告宣传就象一场战争中的战略武器：飞机、导弹、核弹、航母等，有\"打击面广、威慑力大、杀伤力强\"等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。
( T9 g! V6 C/ i1 B, s（二）招展和组团工作；
- j* ~- A, [0 J# Q  X7 M8 }- {如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。招展和组团的方式主要是依靠联络手段--一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：
7 W) q3 Q( i5 q  a2 e: H" @1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络；
9 O8 K4 z1 X. H' w& j* d, c2.组织实施的具体工作项目；
（１） 认真做好项目预算。
2 |5 N: ^. Y1 J) K2 P（２） 收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。
3 G) K+ C/ Y, |& z' _（３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。
- x4 `2 P8 a* k0 A2 E（４） 主办单位打印文件下发。
（５） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。
8 Y% p8 |; X' A（６） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。
（７） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。
) R- B6 D6 b! ~0 e4 D, C（８） 印刷宣传资料一般有：
' N& R# |/ {, y" @a.招展邀请函、征询函、调查表等
5 x% V1 n" G7 h5 d9 m6 yb.展商须知（或参展手册）
: N( g7 V# Z- ^c.招商邀请函
d.门票
e.会刊
f.纸袋
g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。
（９） 对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。
: b3 j* s/ w6 p: B( q7 @（１０） 上门拜访一些主要的牵头参展企业。
（１１） 联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。
1 z0 Q7 [# H1 [4 y# v9 X4 ^（１２） 展位的销售安排及布置。
（１３） 收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票。
* T, _+ I! E1 d8 l" i" O0 j3 [（１４） 与展览会有关的各项广告征集工作。
（１５） 展览工程业务和展具租赁的预定工作。
（１６） 展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。
（１７） 展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。
8 ~1 x! I: n: d0 I& T" ]7 \# G（１８） 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。
& K5 }7 u$ y  k, q: y: Z. z（１９） 展览会有关数据、信息的统计和收集。
" m0 {4 B+ @3 U（２０） 着眼于第二届的预告宣传工作。
3.组织实施过程的阶段划分：
$ n2 P- C* H8 s9 q0 R! O( J从展商的角度划分：
9 n$ e8 n) P& Q# ]4 ~（１）初步认识展览会阶段。
（２）进一步了解展览会阶段。
（３）被展览会吸引阶段。
( A$ V! E; B4 _/ A, |- Q: A, D4 Q（４）拍板决定参展阶段。
（５）展览实施阶段。
从主办单位工作划分：
（１）信息发布阶段：
3 h' h9 i) P9 i1 fa.发送调查表；
$ V; e' `/ \/ [1 Zb.发送征询表；
( R* n1 b* R; O8 f# rc.发送邀请函。
9 k1 S  h- |/ U( N（２）营造气氛阶段：
a.媒体广告、文章宣传；
9 d  g( X, o; P- s# R/ ~5 F( t" Hb.新闻发布会、酒会及研讨会；
; ]2 K4 o0 }' [# f: r* _5 a, B9 Gc.主办单位文件下发对口企业；
d.电话、传真、网络广泛宣传；
e.第二次发邀请函；
f. 合作单位发邀请函。
（３）与展商直接联系阶段：
a.电话、传真、电子邮件；
b.拜访重点客户；
c.合作单位同时开始招展工作。
（４）与展商洽谈阶段：
, x" h/ T) j! y4 j# {% b3 _( t, ha.电话；
# R1 i2 }( K" d$ h& Q+ J/ Eb.约见；
9 K, F& |- H" x/ G! a* [c.拜访；
2 Q8 M/ ^' h% w3 \d.传真；
; ^/ {3 F% r1 ]8 f$ a" F# f! l# J7 Ve.发送筹备进度报告；
8 u, K! T9 F* uf.发送门票。
* ]6 r9 N/ v7 x0 ], [4 f3 r! C（５）展览服务阶段：
a.广告征集；
  M( s2 A/ U# y0 G- \3 u, F2 Jb.工程预定展具工作；
c.招商广告安排；
4 i6 h9 G! G. w: w8 ^7 id.招商邀请函；
9 C' z* Z  @- T1 B1 }5 je.招商门票发放；
0 J9 R) X; e3 Y; j. {) C: uf.现场营造气氛；
g.发送各种类型的调查表；
h.着眼于第二届的宣传；
i.现场的专业服务。
3、展后阶段。