会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
( P; G$ j) l8 G: l' x( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
1.会议
会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
8 y3 b( k. l6 Y9 n9 d3 ?/ |一起的活动。
会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
几个人到上万人，
而持续时间长短也是因“需”而异的
8 M$ @9 p8 d' G模大小和与会者的身份不同，
# u) M5 p4 Y! k会议可以简单地分为国际会议、
) b8 g0 v! b* E2 y和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
表占2。%以上的会议。
    会议的具体形式有大会、年会、例会、
等等。
专门会议
  u* U: r- F2 @. ?" d. l6 N; A# L(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
的正式全体会议。参加者以其成员为主，
4 ^% O8 z* S5 K! U) ^策、内部选择、同意预算、财务计划等。
* D3 g4 e3 J/ `2 |/ v6 C及地点定期举行，也有一定的会议程序。
  E2 _7 J, |+ q) X- q其目的在于决定立法方
! {$ o% r- L0 Q- j0 C3 N. R. r$ R所以，大会通常在固定的时间
    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
9 N( z( h5 r2 Q' O; R3 {, n$ E, y4 Z和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
$ u: X8 |6 @/ [/ [% j& o8 p4 w  a7 _期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
8 s" ]- R" N; C/ Y2 M全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
/ Q8 W/ }2 I+ r: |! D    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
9 `) `- a! k' z许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
  D# ^7 Q% I; V) G& `门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
可以只开大会。
! m9 B% R6 ?3 ?2 X, U0 J4 ]4 j    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
" y! t4 p3 C" _  |% f; Q. ?! y6 ]: m/ ?会议使用。在性质上
- p! k  i+ K* w9 n，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
$ H* t8 `5 ]5 n+ [) \(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
/ b& o% a) F' _+ n8 l活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
的大小不定。
2 d( K( L. s! i" c    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
( ~) j1 q7 J. Y" I: W' q% q问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
3 _2 J. V2 y& F  z, l6 t; C( g1 N由会议主席下结论。
    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
/ ~% i$ @+ @7 f8 v3 K域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
# h7 \! O+ K1 M7 X会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
的交流。
    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
3 L* Y8 k0 H- M. H4 D" U共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
7 B6 U+ c' V. Q进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
% u5 o0 ^" d! B  Q点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
# h! P5 ], e6 r8 ]不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
于相对小型的团体。
% O  B9 ?; l. c" F, R2 F# ]5 a(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
; x& a' j& E2 S; p; d项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
$ p, k8 \+ D  F! g+ n' n" R的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
通常被用来进行技能培训和训练。
    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
+ E! @* W) r! F6 v课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
1 u4 R1 |! Y) C( v1 ^  ?召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
; H4 N. j5 H  f. K要么纯粹为“寻找清净”。
0 [* o) b! Z. A. T2 k: F% r    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
) _' Y( {) T* A8 h, b7 \专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
7 D4 J' }0 i* j, T% y- k2.展览会
    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
% v8 W; _! ]5 D; w: q本做最大的生意。
+ y  J) l4 l+ f) M& O  n    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
  m! S# D# c: }+ O/ S，分为如下各类:
1 o' e, @0 \4 _1 K0 G/ l- p" W. f(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
# G( J# \9 Y& H3 d$ c! T内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
5 F% t3 b2 u. _2 N) J商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
, N1 }9 W% F0 }4 c9 `3 j  l费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
8 Y# u' A7 W/ c# d  ?全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
0 B; N% N+ C% t地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
+ [, g1 {9 }) P- Y一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
+ X1 {, X7 a; Q3 ~在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
, j. r1 O0 h2 d3 a/ j展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
以介绍新产品、新技术等。
  {/ m& o% R0 b$ ~    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
7 Q3 M5 k  _) b8 z业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
& V* s  D* g! s在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
须出示该行业的职业身份证明。卜
- }! w4 R! Y. n  F8 ~( P    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
% A9 d  R4 I% w: H长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
* C$ f: G# D: ^4 o. \律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
3 l8 j9 ^6 l2 C) p5 f请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
$ G. {" q' J4 P5 ~; I商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
/ z' p! F& J8 W* h7 J0 G响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
划和科学的管理。
0 Z) e+ E( v% y; T9 P/ _" U# D    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
- W/ h* w6 n( }: z$ \直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
3 y3 z: f; z  J# y0 K/ N# S1 ~向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
( n+ S4 |- Y1 z( q& o在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
: G5 O$ |/ \  }! U- @种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
5 t2 m# z! C2 P+ l2 V始，周末结束)。
' i0 B8 e& H8 Y6 Y# ]/ O! C    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
& X1 K8 W0 o5 W: R5 H) Q+ s/ A4 C3 D型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
" [9 P. t' O; y, ?* t准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
陈列的
钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
而杂货展览包含的
食品加工器具、针织品，
" [. q9 g9 n  u9 Y# j! n. I) G9 i5 a- ?化妆品等。
5 b% H( T1 g1 Q4 ?7 y    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
9 P! p8 Y5 E/ f. j" H0 C7 m展览。
    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
2 {; o$ s. Y+ h  G6 H向的杂货展览来说，也许只展览水果。
    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
# s. D- K- w, I9 ?( |规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
! C, W7 s. x, [到困惑。
6 R! V! K$ ?" b  V    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
# i1 B2 k$ ?! M( G+ Y    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
) M) p$ N% R8 ]. r- ?4 {- u2 Z, N公司的独家展。
  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
1 ?6 Z8 l6 T6 ^! [) {: ~规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
& w# X3 q1 Q9 @国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
9 j1 m- Q: A3 [2 z. y0 r" M5 U3 E: [# X+ ]规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
' b% \" D: o& l/ p商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
9 k0 b& x2 @) m3 V+ u; |  m动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
8 R2 D4 h. z! D. o# L国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
! ?$ i- b+ i1 Q, P0 @2 D6 L7 H" \活动。
    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
:20%以上
企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
9 `+ F1 j8 ]  a- A) N7 {/ N展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
2 x1 [' q2 o1 E4 ?6 d际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
% a( q& C! ]5 h3 d    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
; j4 O% K4 s( ?1 c. s, e济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
* [' T) P- H4 u国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
! b! b' B" q3 D益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
, Y% r- r, V0 \$ W世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
4 P8 r% |0 ?: s& c; e1 G0 B    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
, O" ?4 M. g) _# g" E% T1 g+ q接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
7 d1 e& }; O" s# a1 Y' }充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
1 U$ u/ Z8 y  N6 ]览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
8 g9 G2 }9 M8 j# A展览公司的历史、发展前景、
' j! E- i& J  k) q% f7 U' J重大成就等内容。常设展厅能起到市
0 l7 d" p4 R' p: Y9 {. w) [销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
. Z* M$ o0 x6 K' Q不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
* w+ o+ V1 L+ ]5 @7 s) q' H4 X2 J以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
+ t8 z4 O  [! d1 d9 R6 d    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
1 S- C  Z* P; F9 l( k- @. \8 O固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
5 L4 d1 t# V6 F$ `场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
* ^: q4 a0 F9 H超大重的展品。
    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
而室外场馆多用于展
' A0 w, q: z0 ^拖车或组合房屋
馆，在不同地点、
% a3 d3 I) m& M& I' a2 L较长，几个星期、
- ~6 R) C+ v% ~" F  P- i: [1 ^7 D9 E或几个公司参展，
不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
  g% t: Y6 a# y! e  R* p+ r# v- U几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
3.节事活动
# l! l) W5 ?" D# `9 a    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
' D4 Z7 g' J( J  }* q) p+ X4 e类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
- j$ V' a7 P, x8 H9 n1 C游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
& K0 B  u0 Y9 ~" E7 [9 f# E    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
9 X2 n4 y6 d! J' P( I    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
% X4 Q: [' d7 c% e6 K# c: p+ f    (S)讲话简短、精彩;
    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。
8 o) `/ f6 b3 x, r9 R9 G4 F* [9 @