展示设计知识--商业展览的操作流程

（三）寻求展览合作单位--建立营销网络： 1.寻求的目的--这是展览会招展组团成功的重要环节，寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理，其目的一，能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；其目的二，善用资源，优势互补，加快资源整合；其目的三，最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；其目的四，最大限度地降低招展成本。
* }% X" Q3 w  h9 O: O2.寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。
3 r" k- |1 e* U' Z6 _# T0 g合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有是海外的代理机构（国际展）的建立。
3.合作单位条件的要求：
( @  F, G; ^5 b' L, S(1)能切实有效地开展组团工作;
0 w/ \9 ~4 T0 T" L2 x. _(2)在该行业有较高的信誉和威望;
(3)有一定的组团招展经济实力;
(4)能指派专职人员负责该项工作;
7 I2 T1 \) O. u3 c; E4 Q  ](5)有丰富的招展组团工作经验.
2、实施阶段。
（一）广告攻势；
3 n# {5 e9 M) O9 K4 v$ O0 Z宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。
媒体广告（包括：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；大众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等）--主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。
. _0 c$ }* ~' [- F! y1 K" r0 q" P5 t户外广告--则是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。
广告宣传就象一场战争中的战略武器：飞机、导弹、核弹、航母等，有\"打击面广、威慑力大、杀伤力强\"等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。
（二）招展和组团工作；
如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。招展和组团的方式主要是依靠联络手段--一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：
1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络；
0 ?6 ^' C0 d; V5 R; W2 u9 o. P2.组织实施的具体工作项目；
（１） 认真做好项目预算。
（２） 收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。
（３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。
（４） 主办单位打印文件下发。
% m# h" L. Z' h$ V  A0 H% P& y（５） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。
, m  Y4 F' e: m" |0 ^! x& x% M（６） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。
' U. Y3 c# t% H9 N3 o5 S（７） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。
/ M2 p& h& j6 f5 d% r$ A; R（８） 印刷宣传资料一般有：
a.招展邀请函、征询函、调查表等
b.展商须知（或参展手册）
c.招商邀请函
3 y/ j, L$ `/ [& td.门票
e.会刊
f.纸袋
+ y0 U" p1 H4 r; {" Fg.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。
% R, A: g! ~; h7 t2 `, z（９） 对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。
（１０） 上门拜访一些主要的牵头参展企业。
+ A% I2 ~% a7 m! z! C（１１） 联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。
（１２） 展位的销售安排及布置。
（１３） 收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票。
（１４） 与展览会有关的各项广告征集工作。
7 K% g4 b' W. N4 E/ _（１５） 展览工程业务和展具租赁的预定工作。
0 w3 {3 |2 W- `" m1 Y9 h2 u（１６） 展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。
# E5 ?  |$ S2 f3 d* e+ }1 E（１７） 展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。
（１８） 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。
（１９） 展览会有关数据、信息的统计和收集。
8 F# F6 g5 ^' A. U& {) J. g7 O1 T（２０） 着眼于第二届的预告宣传工作。
2 F$ \& l  V  r3.组织实施过程的阶段划分：
从展商的角度划分：
（１）初步认识展览会阶段。
+ ~3 T6 _3 {3 j" F5 Q* a（２）进一步了解展览会阶段。
（３）被展览会吸引阶段。
- B) w8 X- i3 Q0 K（４）拍板决定参展阶段。
（５）展览实施阶段。
0 D) i6 e* r$ ^从主办单位工作划分：
（１）信息发布阶段：
a.发送调查表；
b.发送征询表；
c.发送邀请函。
（２）营造气氛阶段：
4 J$ H; A. j$ M: m* p( K7 U9 aa.媒体广告、文章宣传；
* o; a- s- I* M8 Lb.新闻发布会、酒会及研讨会；
c.主办单位文件下发对口企业；
d.电话、传真、网络广泛宣传；
e.第二次发邀请函；
f. 合作单位发邀请函。
) A& w2 i% ~* X' R8 `（３）与展商直接联系阶段：
a.电话、传真、电子邮件；
# E. u' R! [8 M! v* |8 E4 y5 i' qb.拜访重点客户；
c.合作单位同时开始招展工作。
8 Q: \4 b! Q6 ]0 w+ Q（４）与展商洽谈阶段：
a.电话；
b.约见；
c.拜访；
d.传真；
8 v* K# @% W- }6 i. `e.发送筹备进度报告；
- }8 w4 m- F) e# r1 i# O% K2 e0 ]f.发送门票。
（５）展览服务阶段：
9 l3 \, L; g; B, ra.广告征集；
7 q, K/ G+ ^# ]+ q( `b.工程预定展具工作；
c.招商广告安排；
6 d6 P4 O: Y( t7 p2 Ld.招商邀请函；
2 W0 J& e8 Z& q. a5 We.招商门票发放；
f.现场营造气氛；
, I8 `2 k8 G' e7 O  H, ]g.发送各种类型的调查表；
h.着眼于第二届的宣传；
i.现场的专业服务。
0 v1 a6 B2 G3 y% a3、展后阶段。