参展时一定要留意展会上的“数字”
一个展览馆或展览会的成功与否,决定的因素多而复杂,很难以单一标准作评估。展览馆和展览会主办单位在宣传刊物或会后报告上,经常用一大堆的相关数字,说明或推广某个展览馆的规模或某展览会如何成功。不可否认,以数字来表达，读者较为容易掌握和理解,但对有关的宣传资料和数据, 不作实质了解和分析,就可能在决定办展场地或参加哪一个展览会时,不能作出最明智的选择。懂得如何细看展览会宣传刊物和报告的数字,有助更容易掌握正确和有用的资料,从而做出适当的分析和选择。
展览馆规模展览会的规模,通常以所占用面积的大小作显示。因展览类别、招展反应, 摊位布局, 通道大小等因素的不同,个别的展览会在同一展厅内实际装建的摊位数目和面积可能有很大差别。所以, 一个展览会的规模, 应以实际参展商数目和装建展摊的净面积来衡量。
在展览馆的宣传物上,展馆场地大小是不可或缺的资料。每个展览馆的设计和布局不尽相同——大堂、通道、会议室、宴会厅、餐饮设施、夹层、室外展场、服务区等所占面积不一, 所以同样一个5万平方米的展览馆,实际可供“展览用途”的面积可能有很大的差异。再者, 展览厅形状、立柱数目、防火和服务设备分布等,亦会对实际可设展位数量和面积有直接影响。一个无柱长方形展厅,其可设展位面积比率可达65%;而一个非长方形带立柱展厅,同样比率可能只有40%。故此,在分析一个展览设施规模时,应注重展厅数目和每个展厅可容纳多少个标准摊位(3x3米)等相关资料。
展览会数量一个展览馆在宣传时, 常以接待或承办展览会的数目作推广。我们应认识到, 有不少题目相关的展览会是由同一主办者同时同地举办,以减轻成本或互补不足, 这是惯常的发展策略和商业考虑，可以理解。 所以一个展览馆显示每年承接展览会的数字, 可能远多于实质“展览活动”的数目。
展览馆使用率一般而言, 展览馆的全年使用率应介乎25%与50%之间。因展览会的特有性质和明显的淡旺周期, 一个展览馆的使用率,甚少超过60%。现时国内对于展览馆使用率的定义, 并未有一套公认的计算标准。不同展览馆可能用完全不同的子数(租用日数、毛租用面积、净使用面积等)和基数(年月总日数、展场总面积、个别展厅面积等)作计算方法, 所得的使用率会有极大的差异因此很难作有意义的比较。
观众数目展览会主办者常以大量的观众数目来标榜展览会的成功。须知与一个展览项目相关的专业观众有一定限量, 亦没有可能所有相关人士全部前来参观同一个展览会。过分庞大的观众数量，只会令人怀疑其真实性。试问在短短的数日展期中, 一个展商如何有效地招待“成千上万”的观众?所以,一个专业的展览会,观众或买家的“质”比“量”更为重要。
交易金额对于透过展览会促成交易金额的有关报告和数据，笔者通常持保留态度。在现时竞争激烈和复杂的商业环境下,一个专业展览会, 现场即时交易的情况不会大多, 展商亦不太可能在展览会完结后不久,能精确地提供交易金额的资料。同样因商业理由, 展商未必愿意透露确实交易金额的数字。再者,展商没有合约责任申报真实的相关资料, 所提供的数字,可能与实际情况有很大出入而展览会主办者无权亦无从复核。
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